Datenschutzerklärung der Firma DOCS GmbH

1. Grundsatz

Hiermit erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen resp. unsere Online-Dienste nutzen, oder wenn wir für Sie Dienstleistungen erbringen. Personendaten sind alle Informationen, die sich auf eine identifzierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören bspw. Name und Kontaktdaten sowie Informationen über die Rolle der betroffenen Personen beim Unternehmen oder bei der Organisation für welche Sie oder die jeweiligen Kontaktpersonen tätig sind oder in deren Namen Sie bzw. diese uns kontaktieren. Personenbezogene Daten erhalten wir zudem auch von Dritten, z.B. aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Medien, Internet) oder aus öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister, Berteibungsregister). Statistische Daten oder anonymisierte Daten, die nicht direkt mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, fallen nicht hierunter. “Bearbeiten” meint jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassung, Aufbewahren, Bekanntgeben und Löschen. Personendaten erheben wir sorgfältig und nur zu den hier nach beschriebenen Zwecken, nur im notwendigen Umfang und unter Einhaltung der massgeblichen Gesetzesvorschriften. Personendaten werden nur solange aufbewahrt, als es zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder dies gesetzlich vorgesehen ist. In Zusammenarbeit mit unseren Hosting-Providern setzen wir alles daran, die Datenbanken vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder Fälschung zu schützen.

2. Datenschutzverantwortlicher

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist datenschutzrechtlich die DOCS GmbH, mit Sitz in Biel/Bienne, verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts anderes kommuniziert wird z.B. in weiteren Datenschutzerklärungen, auf Formularen oder in Verträgen.

Sie können uns für Ihre Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziff. 9 wie folgt erreichen:

DOCS GmbH
Seehofweg 2
2503 Biel/Bienne
https://docs.ch/contact/

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten von Bewerber*innen zur Mitabeit in unserer Firma, Kundenanfragen, Veranstaltern, die uns über die Kontaktplattform auf der Homepage zugestellt werden. Des Weiteren bearbeiten wir Personendaten im Rahmen unserer Informationsdienstleistungen sowie unseres Schulungs- und Kursangebots. Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten, insbesondere damit wir Verträge mit Ihnen abschliessen oder abwickeln können oder damit wir Ihre Schutzrechte korrekt im Register eintragen können.

Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare («Online-Meetings») nutzen wir den Dienst «Zoom» oder «Teams» über eine lokale Bereitstellung («on premise»). Es werden in diesem Zusammenhang folgende Daten bearbeitet: Nutzername, allgemeine Informationen über Dienstleistungspräferenzen, Informationen über das Gerät sowie die Netz- und Internetverbindung jedes Nutzers, z. B. IP-Adresse(n), MAC-Adresse, sonstige Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Art und Version des Betriebssystems, Client-Version, Informationen über die Nutzung von oder die sonstige Interaktion mit «Zoom» oder «Teams»-Produkten («Nutzungsinformationen»), andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Dienstes hochlädt, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten. Gegebenenfalls können – wie es bei kollaborativen Tools üblich ist – auch weitere personenbezogene Daten zwischen dem IGE und den Beteiligten ausgetauscht werden, so z.B. ChatNachrichten, Bilder, Dateien, Ton- oder Videoaufnahmen, Kontaktdaten oder für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten. Nur ein Minimum von Daten wird bearbeitet, wenn Sie ohne Registrierung an einem «Online-Meeting» von «Zoom» teilnehmen. Aufzeichnungen des «Online-Meetings» erfolgen nur mit vorgängigem Hinweis und werden grundsätzlich lokal gespeichert. Zusätzliche Auskünfte über die Bearbeitung personenbezogener Daten durch «Zoom» oder «Teams» finden sich in deren Datenschutzerklärungen.

4. Zweck und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung der personenbezogenen Daten

Unser Kerngeschäft ist die Erbringung von Sanitätsdienstleistungen bei Veranstaltungen sowie den Handel mit Ware aller Art und die Erbringung von weiteren Dienstleistungen im Bereiche des Hauptzwecks.

Ihre Daten bearbeiten wir nur für die festgelegten Zwecke und nur in den gesetzlich zulässigen Fällen. Ihrer personenbezogenen Daten bearbeiten wir zu folgenden Zwecken:

Sofern Sie für Lieferanten oder Subunternehmer von uns arbeiten im Rahmen der Recherche betreffend den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von solchen;
Informationen zu Angeboten, Dienstleistungen, Websiten und weiteren Plattformen, auf welchen die DOCS GmbH präsent ist;
Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
Werbung und Informationen zu unseren Dienstleitungen und Angeboten, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben;
Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
Gewährleistung des Betriebs der DOCS GmbH, insbesondere der IT ihrer Websites und Plattformen;
Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz der Mitarbeiter der DOCS GmbH sowie der ihr anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen;
Durchführung von “Online-Meetings”.

Als Rechtsgrundlage für die Datenbearbeitung kommen unsere vertraglichen Pflichten, Ihre Einwilligung, berechtigte Interessen, vorvertragliche Massnahmen und gesetzliche Vorschriften in Frage. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder anderen Anträgen über Online-Formulare auf unserer Website), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung. Einwilligungen können Sie jederzeit durch schriftliche Mitteilung postalisch oder über das über unsere Website unter Kontakt abrufbare Kontaktformular mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 2. Sobald wir die Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke bearbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, wir haben eine andere Rechtsgrundlage dafür. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt.

5. Cookies/Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

5.1 Cookies und Bildelemente

Wir setzen auf unseren Websites typischerweise “Cookies” und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden (“Session Cookies”), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern (“permanente Cookies”). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl) nicht mehr funktionieren. Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir auch hier messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können. Sie können dies in Ihrem E-Mail-Programm blockieren.

5.2Automatisiert erhobene Daten (Logfiles)

Beim Zugriff auf die Webseite übermittelt der Internetbrowser des Nutzers aus technischen Gründen automatisch bestimmte Daten. Diese sogenannten Logfile-Informationen werden getrennt von anderen Daten, die der Nutzer unter Umständen zur Verfügung stellt, gespeichert:

Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs
Browsertyp/-version
Verwendetes Betriebssystem
URL der zuvor besuchten Webseite
Übertragene Datenmenge
IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse)
Name des Service-Providers
Name der abgerufenen Dateien
http-Status-Code (z.B. «Anfrage erfolgreich»)
URL der aufgerufenen Webseite

Die genannten Logfile-Informationen werden ausschliesslich aus technischen Gründen gespeichert und sind zu keinem Zeitpunkt einer bestimmten Person zugeordnet. IP-Adressen werden aus Sicherheitsgründen für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

5.3 Newsletter und Marketing-E-Mails

Mit der Nutzung unserer Websites und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails, stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken und der damit verbundenen Verarbeitung Ihrer Daten zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihre E-Mail-Programm entsprechend einstellen.

5.4 Google Analytics

Wir setzen auf unseren Websites und an Events mitunter Google Analytics ein. Google Irland (mit Sitz in Irland) ist der Anbieter des Dienstes “Google Analytics” und fungiert als unser Auftragsbearbeiter. Google Ireland stützt sich hierfür auf Google LLC (mit Sitz in dern USA) als ihr Auftragsbearbeiter (beide “Google”). Mit Google Analytics können wir die Nutzung der Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten. Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Der Dienstleister erhält von uns keine Personendaten (und bewahrt auch keine IP-Adressen auf), kann jedoch Ihre Nutzung der Website verfolgen, diese Angaben kombinieren mit Daten von anderen Websites, die Sie besucht haben und die ebenfalls von Dienstleister verfolgt werden, und diese Erkenntnisse für eigene Zwecke (z.B. Steuerung von Werbung) verwenden. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere jeweilige Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich). Wir haben die IP-Anonymisierung auf dieser Website aktiviert, d.h. die IP-Adressen, die Google Analytics für die Besucher der Website vom IGE notwendigerweise an die Google Analytics Server übermitteln muss, werden automatisch und innerhalb kürzester Zeit um die letzten Ziffern gekürzt. Für weitere Informationen siehe Google Marketing Platform.

5.5 Datenweitergabe sowie Datenübermittlung ins Ausland

Ihre Personendaten werden weder weitergegeben noch verkauft oder sonst wie an Dritte übermittelt, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (z.B. für die Gewährleistung der Sicherheit unserer Eingabe-Formulare auf der Website). Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sein sollten.

Die Empfänger solcher Daten sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Welt sein. Beachten Sie sodann auch, dass Daten, die über das Internet ausgtauscht werden, häufig über Drittstaaten geleitet werden. Ihre Daten können daher auch dann ins Ausland gelangen, wenn sich Absender und Empfänger im gleichen Land befinden. Die für «Online-Meetings» genutzten Dienste «Zoom» oder «Teams» werden von Anbieter aus den USA erbracht; eine Bearbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird vertraglich gewährleistet. Vertragliche Vorkehrungen können aber nicht sämtliche Risiken (namentlich von staatlichen Zugriffen im Ausland) eliminieren. Sie sollten sich diese Restrisiken bewusst sein, auch wenn das Risiko im Einzelfall niedrig sein kann und wir weitere Massnahmen (z.B. Pseudonymisierung oder Anomysierung) ergreifen, um es zu minimieren. Auch bei einer lokalen Bereitstellung («on premise») werden Benutzer- und Meeting-Metadaten sowie Cloud-Aufzeichnungen in der öffentlichen Zoom-Cloud verwaltet. Als ergänzende Schutzmassnahmen ist unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von «Online-Meetings» grundsätzlich nur Rechenzentren in der Schweiz und der EU genutzt werden. Sie können jederzeit bei der unter Ziffer 2 genannten Stelle Auskunft über die erwähnten vertraglichen Garantien verlangen. Wir behalten uns aber vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern. In die von uns geführten Registern kann jedermann von Gesetzes wegen Einsicht nehmen und daher Empfänger der dort verarbeiteten Personendaten werden. Dasselbe gilt für die Einsichtnahme in das Aktenheft ab dem Zeitpunkt, als das Schutzrecht im Register eingetragen ist resp. die Offenlegungsschrift veröffentlicht wurde. Unter bestimmten Voraussetzungen kann bereits vor diesem Zeitpunkt Einsicht in das Aktenheft verlangt werden. Die Voraussetzungen werden in den jeweiligen Verordnungen geregelt. Die Registerdaten sowie weitere Unterlagen wie beispielsweise Offenlegungsschriften, Patentanmeldungen und Rechercheberichte können – im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen – an internationale Organisationen (EPA, WIPO, EUIPO) und an andere Marken- und Patentämter übermittelt werden.

5.6 Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Institut geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet oder ermächtigt sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Die Dauer der Aktenaufbewahrung im Rahmen der Verwaltung der gewerblichen Schutzrechte wird in den jeweiligen Verordnungen geregelt und beträgt grundsätzlich 5 Jahre nach Löschung, Rückzug oder Rückweisung des Schutzrechts (Patente, Marken, Designs, Topographien). Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass die Daten in unseren Schutzrechtsregistern auch nach ihrer Löschung sichtbar bleiben, da die Register auch über die Rechtsverhältnisse in der Vergangenheit Aufschluss geben müssen. Diese Daten bleiben deshalb nach ihrer Löschung auch im elektronischen Publikationsorgan Swissreg sichtbar.

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen, diesen abzuwickeln oder unsere gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen.

8. Profiling und automatisierte Entscheidfindung

Die personenbezogenen Daten werden keiner automatisierten Entscheidfindung zu Grunde gelegt. Wir betreiben mit den personenbezogenen Daten kein Profiling.

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen. Etwa, wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Für die Ausübung dieser Rechte gelten die nach dem abwendbaren Datenschutzrecht massgebenden Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziffer 4 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich oder gesetzlich geregelt ist. Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 2 angegebenen Adresse kontaktieren. Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (www.edoeb.admin.ch).

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit dies angezeigt erscheint, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

Stand Oktober 2023